Vereins-IT: Voll digital

Brauche ich Informationstechnologie (IT) in einem Verein? → Nein, nicht unmittelbar.

Ist IT in einem Verein sinnvoll? → Meistens vermutlich schon.

Vorgeplänkel: Änderung der Rechtslage

Die vollständig digitale Arbeit eines Vereins wurde in der Vergangenheit häufig durch die Notwendigkeit der persönlichen physischen Anwesenheit beteiligter Personen in den entsprechenden Organen, allen voran der Mitgliederversammlung, verhindert. Dies ist jedoch ausschließlich auf die konkreten Satzungen der Vereine zurückzuführen, denn gemäß BGB § 40 „Nachgiebigen Vorschriften“ wäre es auch in der Vergangenheit bereits möglich gewesen, eine Satzung zu formulieren, die eine vollständig digitale Vereinsarbeit ermöglicht.

Allerdings hatte kaum ein Verein von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht, sodass im Zusammenhang mit Covid-19-Virus zuerst temporäre Gesetzesänderung vorgenommen wurden, die virtuelle Versammlungen für Vereine erheblich erleichterten (BGBl. I S. 2264 (Nr. 49), Geltung ab 06.11.2020).

Diese neuen Regelungen wurden schließlich mit dem „Gesetz zur Ermöglichung hybrider und virtueller Mitgliederversammlungen im Vereinsrecht“ verstetigt, in dem BGB §32 um einen neuen Absatz (2) ergänzt wurde, der virtuelle Versammlungen auch ohne Satzungsänderungen ermöglicht.

Erwägung zu DCKN Vereins-IT

Das Co-Kreative Netzwerk führt in seiner Satzung § 3 (1) „Der Verein ist überregional, deutschlandweit tätig.“ und unsere aktiven Mitglieder sind verteilt auf verschiedene Standorte. Wir haben also ganz spezielle Voraussetzungen und sind daher gestartet mit der Prämisse ein voll-digitaler Verein zu sein.

Als neugegründeter Verein war es für Das co-keative Netzwerk notwendig seine komplette IT-Infrastruktur neu aufzubauen. Einerseits hat man dabei viele Freiheiten, andererseits ist eine Priorisierung unbedingt erforderlich, da man nicht alles zugleich bewältigen kann. Um zu einer Priorisierung zu gelangen habe ich mich anfangs gefragt, welche Aspekte und Prozesse rund um den Verein besonders wichtig sind. Später floss unter anderem mit ein, welche Erleichterung man sich von einer digitalen Unterstützung des Prozesses verspricht.

Zu den Fragen die man sich über eine Anforderung stellen kann, um zu einer Priorisierung zu gelangen gehören:

• Ist die Anforderung für den Vereinszweck unmittelbar notwendig?
• Wird mit der Anforderung Außenwirksamkeit erreicht?
• Welche Vereinfachung ergibt sich für Vorstand, Mitglieder, Interessenten?
• Welcher Aufwand ist für die Umsetzung der Anforderung notwendig?

Für Das co-kreative Netzwerk ergaben sich daraus zuvorderst 3 Anforderungen:

1. Außenkommunikation unserer Projekte und Veranstaltungen:
   Unser Vereinszweck ist es öffentliche Veranstaltungen durchzuführen. Um über darüber zu informieren und für die Veranstaltungen zu werben ist heutzutage eine Webseite das Mittel zur Wahl.
   Mancher Mensch mag auch soziale Medien als mögliche Lösung dafür sehen, aber auf diesen Plattformen hat man keine Datensouveränität und sie Grenzen Menschen ohne entsprechenden Accounts meist aus. Außerdem sollte man m.M.n. nicht zum Monopol dieser Plattformen beitragen, sondern sich für ein vielfältiges dezentrales Internet einsetzen, wenn man die Chance hat. Und hier besteht genau so eine Chance.
2. „Repräsentative“ Kommunikation mit (Vertrags-)Partnern:
   Da die schriftliche Kommunikation mit Partnern heutzutage fast ausschließlich über Email funktioniert, ist eine „vernünftige“ Email-Adresse des Vereins das erste Aushängeschild, welches Partner zu Gesicht bekommen. Entsprechend sollte diese Email-Adresse professionell aussehen. Ich verbinde damit vor allem die Verwendung einer eigenen Domain (@dckn.de) die auch übereinstimmt mit jener des eigenen Internetauftritts.
3. Einfacher standortunabhängiger Vereinsbeitritt:
   Für einen Verein wie Das co-kreative Netzwerk ist es sehr erwünscht stets neue Vereinsmitglieder anzuwerben und aufzunehmen. Damit dies erfolgreich geschehen kann, muss man es neuen Vereinsmitgliedern so einfach wie möglich machen, dem Verein beizutreten. Daher dürfen zwischen der Entscheidung für den Vereinsbeitritt und dem Abschluss der Umsetzung des Entschlusses maximal wenige Minuten liegen. In unserem Falle, und in einer modernen Welt, bedeutet dies aber, dass sich jeglicher Postversand verbietet und wir einen Antragsstrecke für einen voll-digitalen Mitgliedsantrag benötigen.

Im Zuge der Ergründung des IT-Bedarfs haben wir weitere Punkte mit geringerer Dringlichkeit identifiziert, die zum Teil die IT nur berühren. Dazu gehören (ungeordnet):

• Email-Verteiler um Mitglieder und Interessierte direkter mit Informationen zu versorgen,
• eine digitale Ablage für die Daten des Vereins, wie z.B. Dokumente des Vereins und Vorstands,
• eine digitale Vereinsidentität (Corporate Design) für einen einheitlichen Außenauftritt und eine wiedererkennbare Marke,
• eine Vereinheitlichung verschiedener Prozesse mit Hilfe der IT, z.B. der Beantragung oder Abrechnung von Projekten, oder
• die Annahme von Spenden über das Internet.

Während die hier aufgezählten Punkte und ihre Priorisierung stark vom Vereinszweck abhängen, kann ich jedem nur empfehlen sich vorher Gedanken zu machen, was konkret benötigt wird, und nach welchen Kriterien man dies wie priorisieren kann.

Zur konkreten Umsetzung der einzelnen Themen erfahrt ihr in separaten Einlassungen mehr.

Bis bald!